Krankmeldung und Krankschreibung – Wie mache ich es richtig?
Die Grippewelle Deiner Abteilung hat nun auch Dich erreicht und Dir ist klar, dass statt Arbeit der Gang zum Arzt ansteht. Nach Möglichkeit solltest Du vor Arbeitsbeginn Deinen Vorgesetzten mitteilen, dass Du krank bist. Am besten telefonisch, aber zu Beweiszwecken – falls das nötig werden sollte – sind E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht vielfach besser geeignet. Mit Hilfe dieser Krank- oder Arbeitsunfähigkeitsmeldung kann sich Dein Arbeitgeber auf Dein Fehlen einstellen und das ist natürlich auch wichtig für ihn. Eine Krankschreibung, also eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, muss dem Arbeitgeber meistens ab dem vierten Fehltag vorgelegt werden. Aber Achtung: Es gibt betriebliche Regelungen, die hiervon abweichen können.
Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung („gelber Schein“ oder auch Attest genannt) wird von Hausärzt:innen, Fachärzt:innen oder Zahnärzt:innen ausgestellt. Seit dem 01.01.2023 ist dieser Prozess für den Arbeitnehmenden besonders unkompliziert, denn es wird im Regelfall kein Papierausdruck mehr ausgehändigt, der selbstständig weitergeleitet werden muss. Stattdessen geht das Attest direkt an die Krankenkasse und kann dort auf elektronischem Wege vom Arbeitgeber aufgerufen werden.
In Einzelfällen ist es jedoch möglich, dass der Arbeitgeber die elektronische Abrufung nicht unterstützt. In diesem Fall muss der Arbeitnehmende dem Arbeitgeber weiterhin selbst einen Papierausdruck zukommen lassen. Die Ausfertigung zur Vorlage beim Arbeitgeber sollte so schnell wie möglich bei der zuständigen Stelle abgegeben werden. In der Regel werden Arbeitnehmer:innen mit der Unterzeichnung Ihres Arbeitsvertrages auf die betrieblichen Regelungen hingewiesen.
Insbesondere beim Thema Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt es immer wieder zu Auseinandersetzungen mit dem Arbeitgeber. Deshalb solltest Du Dich unbedingt genau nach dem gewünschten Vorgehen in Deinem Unternehmen oder gar in Deiner Abteilung erkundigen. Ein besonderes Augenmerk sollte auch auf die geltenden Regeln bei Folgebescheinigungen geworfen werden. Deshalb solltest Du hier in jedem Fall unbedingt nachfragen. Vom Gesetz her ist der „gelbe Schein“ nicht ab dem ersten Tag gefordert. Der Arbeitgeber kann aber die Vorlage bereits ab dem ersten Tag verlangen. Und das wird er tun, wenn Mitarbeitende öfter und auffällig an Montagen oder Freitagen nicht zur Arbeit erscheinen.
Der Arbeitgeber leistet im Zuge einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Entgeltfortzahlung für maximal sechs Wochen, wenn es sich um die gleiche Krankheit handelt. Wie viel Tage diese sechs Wochen nun genau ausmachen, berechnet die Krankenkasse. Also immer Rücksprache mit der zuständigen Krankenkasse halten. Nach Ablauf der Entgeltfortzahlung – die genauso hoch ist wie das normale Entgelt, damit Mitarbeitende hier keine Nachteile erleiden – gibt es Krankengeld von der Krankenkasse. Längstens für 78 Wochen. Das Krankengeld ist geringer als die Entgeltfortzahlung und beträgt in der Regel 70 % des Bruttogehalts, jedoch höchstens 90 % des Nettoentgeltes, mit einer Begrenzung von maximal 128,68 Euro pro Tag (Stand 2025). Auch das Weihnachtsgeld wird dabei berücksichtigt. Damit haben wir in unserem deutschen Sozialstaat eine sehr gute Absicherung gegen Krankheit und unverschuldete Arbeitsunfähigkeit.
Ganz neu im Unternehmen – Wer zahlt?
Und wie ist die Situation in den ersten vier Wochen eines neuen Beschäftigungsverhältnisses? Ist hier vom Arbeitgeber auch Entgeltfortzahlung zu leisten? Nein! Hier zahlt in der Regel die Krankenkasse Krankengeld. Dauert die Arbeitsunfähigkeit dann länger als vier Wochen, zahlt der Arbeitgeber nach dieser Wartezeit die Entgeltfortzahlung für wiederum längstens sechs Wochen.
ÜBER THOMAS SCHULZ
Der Autor ist freiberuflicher Rechtsanwalt mit arbeitsrechtlichem Schwerpunkt. Darüber hinaus war er Human Resources Interim Manager sowie Dozent für Sozial- und Arbeitsrecht bei der IHK Allgäu/Schwaben und Köln und war 13 Jahre als Personalmanager tätig – davon 10 Jahre in der Bayerischen Milchindustrie. Seit Mai 2015 ist Thomas Schulz geschäftsführender Gesellschafter der Rau Interim GmbH mit Sitz in Warburg. Damit ist er der erste Interim Management Provider im deutschsprachigen Raum, der sich ausschließlich auf die Lebensmittelindustrie konzentriert.