Vorlage und Checkliste für die Kündigung

Wer unzufrieden mit seinem bestehenden Arbeitsverhältnis ist und dieses beenden möchte, sollte bei der Kündigung nicht vorschnell handeln. Denn auch hier gilt es, bestimmte Formalitäten und Regeln einzuhalten, damit die Kündigung auch wirklich wirksam ist. Doch was muss dabei beachtet werden und reicht es, die Kündigung per E-Mail zu schicken?

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Kann man per E-Mail kündigen?

Nein. Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses bedarf immer der Schriftform. Das heißt, dass sie entweder auf dem Postweg oder persönlich überreicht werden muss. Eine Kündigung per E-Mail oder anderen elektronischen Diensten wie Whatsapp, SMS, Fax oder Ähnlichem sind ungültig. So regelt es das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in §623. Entscheidet man sich für den Postweg, sollte man die Kündigung als Einschreiben mit Rückschein versenden, damit man eine Empfangsbestätigung nachweisen kann.

Muss man eine Begründung bei der Kündigung angeben?

Nein. Arbeitnehmer:innen müssen in einem Kündigungsschreiben keinen Grund für den Wunsch nach Auflösung des Arbeitsverhältnisses angeben. Wichtig ist nur, das Kündigungsschreiben eindeutig zu formulieren. Die Überschrift sollte demnach „Kündigung meines Arbeitsverhältnisses“ lauten, der Text kann mit dem Satz „Hiermit kündige ich form- und fristgerecht zum …“ eingeleitet werden.

Wem muss man die Kündigung geben bzw. schicken?

In der Regel kündigt man bei seinen Vorgesetzten. Dort, wo man die Adresse des Unternehmens im Kündigungsschreiben angibt, sollte man auch den Namen des bzw. der Ansprechpartner:in mit dem Zusatz „z. Hd.“ („zu Händen“) angeben:

Firma XYZ
z. Hd. Herr Müller
Müllerstraße 1
11111 Müllershausen

Bei wem kündigt man, wenn der oder die Vorgesetzte im Urlaub ist?

Möchte man kündigen, während der Chef bzw. die Chefin im Urlaub ist, kann man sein Kündigungsschreiben z. B. an dessen Vertretung senden. Denn diese ist auch empfangsbevollmächtigt und kann das Kündigungsschreiben entgegennehmen. Wenn es keine Vertretung gibt, kann die Kündigung dem Chef auf dem Postweg auch im Urlaub zugestellt werden, insofern die Adresse des Urlaubsdomizils bekannt ist.

Kündigungsfrist beachten

Möchte man kündigen, sollte man zuallererst die im Arbeitsvertrag festgelegte Kündigungsfrist überprüfen, um den letzten Arbeitstag zu ermitteln. Denn dieser ist ebenfalls im Kündigungsschreiben zu nennen, um den Anspruch der Eindeutigkeit zu erfüllen.

Ort, Datum, Erhalt der Kündigung

Ein wesentlicher Bestandteil des Kündigungsschreibens sind Ort und Datum der Kündigung sowie die Unterschrift des Arbeitnehmenden. Genauso wichtig ist es aber auch, sich den Kündigungserhalt vom Arbeitgeber bestätigen zu lassen – am besten ebenfalls mit Ort, Datum und Unterschrift in einem zweiten Exemplar für die eigene Ablage.

Checkliste: Was muss bei der Kündigung angegeben bzw. sollte beachtet werden?

-   Richtige Adressen der Firma und des Arbeitnehmenden
-   Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerin im Unternehmen
-   Ort und Datum der Kündigung
-   Klare und eindeutige Überschrift: „Kündigung meines Arbeitsverhältnisses“
-   Datum des letzten Arbeitstages
-   Bitte um Bestätigung des Erhalts der Kündigung
-   Name und Unterschrift des Arbeitnehmenden
-   Optional: Bitte um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses